Milloin asiakastilaisuus on aidosti merkityksellinen kohtaaminen?

Hyvä asiakastilaisuus ei tunnu järjestetyltä tapahtumalta. Se tuntuu kohtaamiselta. Siltä, että aika on käytetty harkiten, että paikalle oli todellinen syy ja että tilaisuus on suunniteltu juuri näille ihmisille.

Kun asiakastilaisuus toimii, se ei jää mieleen ohjelman sisällöstä tai tarjoilun tasosta. Se jää mieleen siitä, miltä kaikki tuntui: helppous, luontevuus, lämmin tunnelma. Kaikki oli kohdallaan, ja mitään ei ollut liikaa.

Mikä tekee asiakastilaisuudesta vaikuttavan?

Useimmat asiakastilaisuudet ovat ihan hyviä. Ne tarjoavat tilaisuuden vaihtaa kuulumisia, ehkä kuulla ajankohtaisesta aiheesta, syödä hyvin. Mutta harva niistä oikeasti erottuu.

Vaikuttava asiakastilaisuus ei ole automaatio. Se syntyy silloin, kun yritys pysähtyy miettimään, miksi juuri nämä asiakkaat on kutsuttu ja mitä tilaisuudelta todella halutaan. Onko kyseessä uuden tuotteen lanseeraus, tapa kiittää uskollisesta yhteistyöstä vai yrityksen arvojen esiin tuominen?

Kun tarkoitus on kirkas, on helpompi rakentaa kokonaisuus, joka tuntuu osuvasti kohdistetulta. Ja juuri tunne erottaa hyvän tilaisuuden unohtuvasta.

Mitä asiakas odottaa tilaisuudelta?

Asiakastilaisuus ei ole asiakkaalle velvollisuus, vaan valinta. Siksi osallistuminen perustuu pitkälti tunteeseen – siihen, tuntuuko tilaisuus vaivan arvoiselta. Odotukset eivät välttämättä liity ohjelmaan tai tarjoiluun, vaan siihen, mitä asiakas saa tilaisuudesta mukaansa.

Yksi odottaa arvokasta keskustelua. Toinen hetkeä pysähtyä ja kohdata. Kolmas kaipaa vahvistusta sille, että on tärkeä. Harva tulee vain kuulemaan asioita – useampi toivoo tuntevansa jotakin.

Siksi hyvä asiakastilaisuus ei yritä liikaa. Se tarjoaa tilan ja tunnelman, jossa asiakkaalla on lupa osallistua omalla tavallaan. Tärkeintä ei ole määrätty hetki ohjelmassa, vaan tunne siitä, että oli oikea valinta tulla paikalle.

Yksityiskohdat rakentavat asiakaskokemuksen

Asiakastilaisuudessa mikään ei ole yhdentekevää. Kutsu, tarjoilun esillepano, valaistus ja tilan rytmi – kaikki luovat vaikutelman, joka vaikuttaa siihen, millaiseksi koko tilaisuus koetaan.

Kutsu on enemmän kuin viesti. Se kertoo, onko tilaisuus mietitty juuri tätä yleisöä varten. Henkilökohtainen sävy, selkeä muotoilu ja yksinkertainen eleganssi tekevät vaikutuksen jo ennen saapumista.

Sama pätee itse tapahtumaan. Äänimaailma, istumajärjestys, tarjoilujen rytmitys ja tilan käyttö viestivät, miten vieraita kohdellaan. Kun kaikki tuntuu harkitulta mutta vaivattomalta, asiakas huomaa, että yksityiskohdista on pidetty huolta – ja että häntä on ajateltu.

Tilaisuuden paikka on osa kokemusta

Jos järjestät tilaisuutta pääkaupunkiseudulla, Helsingissä asiakastilaisuuksille on lähes rajattomasti vaihtoehtoja: ravintoloita, saleja, gallerioita ja yksityistiloja. Mutta oikean paikan valinta on muutakin kuin sijainti tai kapasiteetti. Tilan pitää tukea tilaisuuden tunnelmaa – ei määrittää sitä.

Pienelle ryhmälle voi riittää intiimi illallinen rauhallisessa miljöössä. Toisinaan taas arkkitehtonisesti näyttävä tila tuo tilaisuuteen kaivattua painoarvoa. Olennaista on, että ympäristö tuntuu tilanteeseen sopivalta. Ei liian muodolliselta, ei arkiselta, vaan juuri oikealta juuri nyt.

Avec Heli Events tietää sopivat tilat, joita ei välttämättä löydy suoraan hakukoneesta. Paikkoja, joissa on tunnelmaa ja harkittua ilmettä.

Asiakastilaisuus ei pääty tilaisuuteen

Vaikka asiakastilaisuus olisi kaunis, ohjelma onnistunut ja tarjoilu moitteeton, tärkeintä on se, mitä jää jäljelle. Onko syntynyt uusia ajatuksia? Onko suhde vahvistunut? Tuntuiko asiakkaasta, että juuri häntä varten oli nähty vaivaa?

Hyvä asiakastilaisuus ei ole hetki kalenterissa. Se on askel suhteessa – joskus pieni, mutta juuri oikeaan suuntaan. Tilaisuus voi jättää jälkeensä jotain enemmän kuin muistitikun tai lahjakassin. Se voi jättää tunteen, että tätä yritystä haluan kuulla uudelleen.

Haluatko järjestää asiakastilaisuuden, joka todella puhuttelee?

Avec Heli Events suunnittelee ja toteuttaa tilaisuuksia, joissa kokonaisuus toimii – sisältö, tila, tunnelma ja yksityiskohdat tukevat toisiaan. Tilaisuus voi olla näyttävä tai hienovarainen, mutta aina tyylikäs ja tarkoituksenmukainen.

Jos haluat järjestää asiakastilaisuuden, jossa jokaisella yksityiskohdalla on merkitys, ollaan yhteydessä.

Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä tilaisuus, joka tuntuu omalta ja jää mieleen oikeista syistä.